Kinh nghiệm chọn bàn làm việc cho công ty khi setup văn phòng mới

Khi setup văn phòng mới, chọn bàn làm việc văn phòng thường được thực hiện khá sớm: xác định số nhân viên, chọn mẫu bàn, lấy báo giá rồi bố trí vào mặt bằng. Nhưng ở góc độ của một đơn vị trực tiếp tư vấn và sản xuất nội thất, chúng tôi thấy cách làm này dễ dẫn đến một vấn đề: bàn mua đúng nhưng mặt bằng sử dụng lại không đúng.

Một cụm bàn nhìn gọn trên bản vẽ có thể trở nên chật khi nhân viên kéo ghế. Bàn dài 1m2 tưởng vừa đủ nhưng lại thiếu chỗ cho hai màn hình. Cụm bàn đã lắp xong mới phát hiện ổ điện nằm sai vị trí. Hoặc doanh nghiệp tiết kiệm diện tích bằng cách giảm chiều sâu bàn, nhưng sau vài tháng sử dụng nhân viên lại thấy không thoải mái.

Vì vậy, khi chọn bàn cho một văn phòng mới, chúng tôi thường không bắt đầu bằng câu hỏi “mẫu bàn nào đẹp?”, mà bắt đầu từ bốn yếu tố: số người – công việc – mặt bằng – khả năng thay đổi nhân sự.

Bài viết này tập trung vào những kinh nghiệm thực tế đó.

Đừng chọn bàn trước khi chốt sơ bộ layout văn phòng

Một trong những lỗi chúng tôi gặp khá thường xuyên là doanh nghiệp đã chọn mẫu bàn làm việc văn phòng, thậm chí đã có kích thước cụ thể, sau đó mới đưa vào mặt bằng.

Trình tự hợp lý hơn nên là:

Mặt bằng → số lượng nhân sự → luồng di chuyển → vị trí từng bộ phận → kích thước bàn → kiểu bàn → vật liệu.

Lý do rất đơn giản.

Giả sử công ty có 30 nhân viên. Nếu mỗi người sử dụng bàn 1400 × 700 mm thì riêng diện tích mặt bàn đã khác đáng kể so với phương án 1200 × 600 mm.

Nhưng đó vẫn chưa phải toàn bộ diện tích.

Một vị trí làm việc còn cần:

• Ghế ngồi.
• Khoảng kéo ghế.
• Lối đi phía sau.
• Tủ cá nhân nếu có.
• Vị trí CPU.
• Hệ thống dây điện và mạng.
• Khoảng tiếp cận tủ hồ sơ.
• Lối thoát và các khu vực giao thông chung.

Do đó, 30 chỗ ngồi không đồng nghĩa với việc chỉ cần lấy diện tích một chiếc bàn nhân 30.

Đây là điểm rất quan trọng khi setup văn phòng có mật độ nhân sự cao.

Chọn bàn văn phòng theo nhu cầu của từng nhóm nhân viên

Không nhất thiết tất cả nhân viên trong công ty phải sử dụng cùng một kích thước bàn.

Thực tế chúng tôi thường chia thành các nhóm.

Nhóm sử dụng laptop

Các vị trí kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc công việc chủ yếu sử dụng laptop thường không cần mặt bàn quá lớn.

Có thể tham khảo:

D1200 × R600 × C750 mm/người.

Nếu diện tích thực sự hạn chế, có thể giảm xuống khoảng 1000–1100 mm chiều dài, nhưng nên kiểm tra kỹ nhu cầu lưu trữ.

Nhóm sử dụng một màn hình desktop

Kích thước 1200 × 600 mm vẫn có thể sử dụng tốt.

Nếu cần thêm tài liệu, điện thoại bàn hoặc thường xuyên xử lý hồ sơ, 1400 × 600 mm sẽ thoải mái hơn.

Nhóm sử dụng hai màn hình

Đây là trường hợp không nên chỉ nhìn vào số lượng nhân viên.

Các vị trí như thiết kế, kỹ thuật, lập trình, tài chính hoặc những công việc sử dụng hai màn hình nên được cấp nhiều diện tích hơn.

Có thể cân nhắc:

1400–1600 × 700 mm/người.

Chiều sâu đặc biệt quan trọng vì hai màn hình lớn đặt trên bàn sâu 500–600 mm đôi khi khiến khoảng cách quan sát không thoải mái.

Quản lý và trưởng bộ phận

Không nhất thiết phải dùng bàn rất lớn.

Nếu quản lý ngồi chung không gian với nhân viên, một bàn khoảng 1400–1600 mm hoặc bàn chữ L nhỏ thường đã đủ.

Chỉ nên tăng kích thước khi thực sự cần tiếp khách tại bàn, xử lý nhiều hồ sơ hoặc có thêm khu vực họp nhanh.

Kinh nghiệm thực tế: thay vì mua cùng một loại bàn cho toàn công ty, hãy chia nhân sự thành 2–4 nhóm nhu cầu. Cách này thường tối ưu diện tích tốt hơn mà không làm giảm trải nghiệm sử dụng.

Bàn 1m2 hay 1m4: bài toán không chỉ nằm ở 20 cm

Hai kích thước bàn làm việc được hỏi nhiều nhất khi setup văn phòng là:

1200 × 600 mm

và

1400 × 600 mm.

Chênh lệch chiều dài chỉ 200 mm cho mỗi người, nhưng nếu văn phòng có 40–50 nhân sự, sự khác biệt trở nên đáng kể.

Ví dụ một dãy 5 người:

• Bàn 1200 mm → chiều dài lý thuyết khoảng 6000 mm.
• Bàn 1400 mm → chiều dài lý thuyết khoảng 7000 mm.

Chỉ một dãy đã chênh khoảng 1 m.

Với nhiều dãy bàn, phần diện tích tăng thêm có thể ảnh hưởng đến lối đi, số chỗ ngồi và vị trí các khu chức năng khác.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải:

“Bàn 1m4 có tốt hơn bàn 1m2 không?”

Mà là:

“Nhân viên có thực sự cần thêm 200 mm đó không?”

Nếu chỉ dùng laptop, chưa chắc cần.

Nếu sử dụng hai màn hình và hồ sơ thường xuyên, 200 mm lại rất đáng giá.

Khi chọn bàn làm việc văn phòng, đừng cắt giảm chiều sâu quá mức

Khi cần tăng số lượng chỗ ngồi, phương án đầu tiên thường là giảm kích thước bàn.

Trong đó, giảm chiều sâu từ 700 xuống 600 mm thường vẫn có thể chấp nhận.

Nhưng nếu tiếp tục giảm xuống 500 hoặc 450 mm thì cần cân nhắc rất kỹ.

Bàn quá nông có thể dẫn đến:

• Màn hình đặt quá gần.
• Bàn phím sát mép bàn.
• Thiếu chỗ kê tay.
• Chân màn hình chiếm nhiều diện tích.
• Dây điện khó bố trí.
• Mặt bàn luôn có cảm giác chật.

Với văn phòng sử dụng máy tính thường xuyên, 600 mm là chiều sâu khá cân bằng.

Nếu sử dụng màn hình lớn hoặc hai màn hình, có thể cân nhắc 700 mm.

Nếu bắt buộc dùng bàn sâu 500 mm để giải quyết mặt bằng, nên kiểm tra bằng thiết bị thực tế trước khi sản xuất hàng loạt.

Đừng tính layout bằng kích thước bàn, hãy tính bằng “module người ngồi”

Đây là cách chúng tôi thấy hữu ích hơn khi làm mặt bằng văn phòng.

Ví dụ, một chiếc bàn sâu 600 mm không có nghĩa vị trí làm việc chỉ cần 600 mm.

Phía sau bàn còn có ghế.

Ghế kéo ra cần thêm không gian.

Nếu phía sau ghế là lối đi, tiếp tục phải cộng phần giao thông.

Do đó nên hình dung:

Mặt bàn + người ngồi + ghế + khoảng kéo ghế + lối đi.

Một layout nhìn trên bản vẽ có thể đặt được 40 bàn, nhưng nếu không kiểm tra các khoảng này thì khi sử dụng thực tế 40 người cùng ngồi sẽ rất khác.

Đặc biệt cần kiểm tra những vị trí:

• Hai dãy bàn dành cho nhân viên quay lưng vào nhau.
• Bàn sát tủ hồ sơ.
• Bàn gần cửa ra vào.
• Bàn sát phòng họp.
• Vị trí cạnh cột.
• Khu vực máy photocopy.
• Lối đi chính.

Nên chọn bàn làm việc văn phòng dạng cụm hay bàn rời?

Với văn phòng từ khoảng 10–20 nhân viên trở lên, chúng tôi thường ưu tiên xem xét cụm bàn làm việc văn phòng thay vì đặt từng bàn độc lập.

Ví dụ:

• Cụm 2 người.
• Cụm 4 người.
• Cụm 6 người.
• Dãy 3–4 người đối diện nhau.

Ưu điểm lớn nhất không chỉ là hình thức.

Cụm bàn giúp dùng chung một phần hệ chân và khung, đồng thời thuận lợi hơn cho việc tổ chức dây điện, vách ngăn và bố trí phòng.

Ví dụ, với bàn sâu 600 mm, hai người ngồi đối diện tạo thành một cụm sâu khoảng 1200 mm chưa tính vách giữa.

Một cụm 4 người sử dụng mặt bàn 1200 × 600 mm/người sẽ khá gọn đối với nhiều văn phòng vừa và nhỏ.

Tuy nhiên, không nên ghép cụm quá dài chỉ vì muốn tiết kiệm chân bàn.

Một dãy 8–10 người liên tục có thể khó xử lý dây điện, khó chia nhóm và bất tiện khi cần thay đổi layout sau này.

Cụm bàn nên thiết kế theo khả năng tăng giảm nhân sự

Đây là yếu tố doanh nghiệp mới setup thường bỏ qua.

Ngày khai trương văn phòng có 20 người nhưng sáu tháng sau có thể thành 25 hoặc 30.

Nếu toàn bộ nội thất được đóng cố định theo từng góc tường, việc thêm năm vị trí mới sẽ rất khó.

Ngược lại, nếu dùng module bàn làm việc có kích thước tương đối thống nhất, doanh nghiệp có thể:

• Ghép thêm bàn.
• Tách cụm.
• Chuyển bộ phận.
• Thay đổi hướng ngồi.
• Tái sử dụng khi chuyển văn phòng.

Vì vậy, với các khu vực nhân viên có khả năng biến động cao, chúng tôi thường đánh giá cao tính module hơn những thiết kế quá đặc thù.

Một chiếc bàn đẹp nhưng chỉ sử dụng được đúng một vị trí chưa chắc là lựa chọn kinh tế trong vòng 3–5 năm.

Chọn chân bàn: đừng chỉ nhìn kiểu dáng

Chân bàn ảnh hưởng trực tiếp đến độ chắc chắn, khoảng để chân và khả năng đi dây.

Với bàn văn phòng số lượng lớn, chân sắt sơn tĩnh điện là lựa chọn phổ biến vì dễ sản xuất theo module và phù hợp nhiều kiểu mặt bàn MDF.

Nhưng cần chú ý kết cấu bên dưới.

Thanh giằng có vướng chân không?

Một số bàn nhìn phía trước rất gọn nhưng thanh giằng đặt quá thấp hoặc quá gần người ngồi.

Khi sử dụng lâu dài sẽ dễ đá chân vào.

Có đủ khoảng để đặt hộc tủ không?

Nếu mỗi nhân viên có một hộc di động rộng khoảng 400 mm, cần tính hộc ngay từ đầu.

Không nên thiết kế bàn xong rồi mới tìm vị trí nhét hộc vào.

Bàn dài có được gia cố không?

Với mặt bàn dài, đặc biệt từ khoảng 1600–1800 mm trở lên, cần xem xét khoảng vượt giữa các điểm đỡ.

Mặt bàn lớn nhưng hệ chân quá đơn giản có thể xuất hiện võng sau thời gian sử dụng.

Do đó khi so sánh báo giá bàn văn phòng, đừng chỉ so:

MDF gì + sắt gì + giá bao nhiêu.

Hãy xem luôn cấu tạo khung bàn.

MDF dùng cho bàn văn phòng nên chọn như thế nào?

Với phần lớn văn phòng thông thường, MDF phủ Melamine là phương án dễ sử dụng vì bề mặt hoàn thiện sẵn, nhiều màu và dễ đồng bộ số lượng lớn.

Nhưng có vài vấn đề thực tế nên kiểm tra.

Độ dày mặt bàn

Không nên chỉ hỏi “MDF loại gì” mà bỏ qua độ dày.

Độ dày mặt kết hợp với kết cấu khung quyết định khá nhiều đến cảm giác chắc chắn.

Xử lý cạnh bàn

Cạnh bàn là khu vực thường xuyên tiếp xúc với tay và dễ chịu va chạm.

Nên kiểm tra chất lượng dán cạnh, đặc biệt tại các góc.

Môi trường sử dụng

Nếu vị trí gần khu pantry, cửa ra vào hoặc nơi có nguy cơ tiếp xúc với độ ẩm cao hơn bình thường, nên cân nhắc MDF chống ẩm.

Tuy nhiên, “chống ẩm” không đồng nghĩa với “chống nước”.

MDF vẫn là vật liệu gỗ công nghiệp và cần tránh để nước ngấm lâu qua cạnh hoặc các vị trí khoan cắt.

Màu bàn nên được chốt theo mẫu vật liệu thực tế

Màu trên màn hình điện thoại và màu tấm MDF ngoài thực tế có thể khác nhau.

Với dự án số lượng lớn, đây là chi tiết không nên xem nhẹ.

Một văn phòng 30–50 bàn mà màu gỗ lệch so với tủ hoặc vách sẽ nhìn thấy rất rõ.

Nếu có điều kiện, trước khi sản xuất nên:

1. Chốt mã màu vật liệu.
2. Xem mẫu thực tế.
3. Kiểm tra dưới ánh sáng tại văn phòng nếu cần.
4. Chốt màu khung sắt.
5. Sau đó mới sản xuất hàng loạt.

Đặc biệt nếu bàn, tủ và vách được đặt từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, chỉ nói “màu gỗ sồi” hoặc “màu xám” là chưa đủ.

Điện và dây mạng phải được tính trước khi sản xuất bàn

Đây là một trong những vấn đề chúng tôi khuyên khách hàng chốt sớm nhất.

Sau khi bàn được lắp mới bắt đầu hỏi:

“Dây điện đi đâu?”

thì thường đã muộn.

Trước khi sản xuất, nên biết:

• Ổ điện sàn nằm đâu.
• Ổ điện tường nằm đâu.
• Mỗi vị trí cần bao nhiêu ổ.
• Có dây LAN hay dùng Wi-Fi.
• CPU đặt trên bàn hay dưới bàn.
• Có dùng arm màn hình không.
• Có cần máng điện dưới mặt bàn không.
• Có cần lỗ luồn dây Ø60 mm không.

Với cụm bàn, có thể tổ chức một tuyến dây chung rồi chia đến từng vị trí.

Nếu thiết kế tốt, phần dây gần như được giấu dưới bàn.

Nếu thiết kế sau, rất dễ xuất hiện ổ nối nằm dưới chân nhân viên và dây chạy ngang lối đi.

Đừng khoét lỗ điện hàng loạt trước khi xác định cách sử dụng

Một lỗi khác là mặc định mỗi bàn khoét một lỗ tròn giữa phía sau.

Điều này không phải lúc nào cũng sai, nhưng cũng không phải lúc nào cũng cần.

Ví dụ người dùng có arm màn hình kẹp cạnh sau bàn. Nếu vị trí khung hoặc máng điện trùng điểm kẹp arm, phụ kiện sẽ không lắp được.

Hoặc một số vị trí cần CPU bên trái, một số bên phải.

Do đó, với dự án nhiều bàn, nên chốt một prototype hoặc bản vẽ kỹ thuật của một vị trí điển hình trước.

Sau khi xác nhận:

• màn hình;
• CPU;
• hộc tủ;
• ổ điện;
• lỗ dây;
• vách ngăn;
• khoảng để chân;

mới nhân bản sang toàn bộ cụm.

Cách làm này giảm khá nhiều lỗi nhỏ khi thi công số lượng lớn.

Vách ngăn bàn làm việc: có cần thiết không?

Không phải văn phòng nào cũng cần vách.

Với không gian cần giao tiếp nhiều, bỏ vách có thể tạo cảm giác mở hơn.

Với các vị trí cần tập trung, vách thấp giữa hai người giúp phân định không gian cá nhân mà không làm văn phòng quá kín.

Nếu làm vách, cần kiểm tra chiều cao thực tế.

Vách quá thấp gần như chỉ mang tính trang trí.

Vách quá cao lại khiến cụm bàn nặng và giảm tương tác.

Ngoài ra, cần tính vị trí chân vách, dây điện và màn hình để các bộ phận không xung đột với nhau.

Hộc tủ cá nhân: nên dùng tủ liền hay tủ di động?

Nếu doanh nghiệp có khả năng thay đổi layout, chúng tôi thường đánh giá cao hộc tủ di động.

Một hộc cá nhân thường có thể bố trí:

• Hộc kéo.
• Ngăn hồ sơ.
• Khóa.
• Bánh xe.

Ưu điểm là khi đổi vị trí nhân viên có thể di chuyển theo.

Tủ liền bàn tạo tổng thể gọn hơn nhưng làm giảm tính linh hoạt.

Với văn phòng vận hành ổn định và layout ít thay đổi, tủ liền vẫn phù hợp. Nhưng với startup hoặc doanh nghiệp tăng nhân sự nhanh, module rời thường dễ xử lý hơn.

7 lỗi nên tránh khi đặt bàn cho văn phòng mới

1. Chọn mẫu trước, bố trí mặt bằng sau

Dẫn đến bàn đẹp nhưng không tận dụng được diện tích.

2. Ép tất cả nhân viên dùng một kích thước

Nhân viên dùng laptop và nhân viên dùng hai màn hình không nhất thiết cần cùng một mặt bàn.

3. Cố tăng số chỗ bằng cách giảm bàn quá nhỏ

Tăng được vài vị trí nhưng trải nghiệm sử dụng lâu dài giảm đáng kể.

4. Không tính khoảng kéo ghế

Đây là nguyên nhân khiến layout trên bản vẽ rộng nhưng văn phòng thực tế chật.

5. Không xử lý điện trước

Bàn đẹp nhưng dây điện chạy dưới sàn sẽ làm giảm đáng kể chất lượng hoàn thiện của cả văn phòng.

6. Làm nội thất quá cố định

Khi tăng nhân sự hoặc chuyển bộ phận gần như phải làm lại.

7. Đặt hàng số lượng lớn mà chưa kiểm tra mẫu

Với dự án lớn, nếu có điều kiện nên duyệt mẫu, mẫu vật liệu hoặc ít nhất bản vẽ kỹ thuật trước khi sản xuất hàng loạt.

Một lỗi 10 mm ở một chiếc bàn có thể không đáng kể. Nhưng nếu lặp lại trên 50 chiếc, đó đã là vấn đề khác.

Nên yêu cầu gì khi lấy báo giá bàn làm việc văn phòng?

Khi lấy báo giá từ nhiều đơn vị, nên gửi cùng một bộ yêu cầu để việc so sánh có ý nghĩa.

Tối thiểu nên có:

Nếu chỉ gửi:

“Báo giá giúp 30 bàn nhân viên”

thì mỗi nhà cung cấp có thể báo một cấu hình khác nhau. Giá thấp hơn chưa chắc cùng quy cách.

Chọn bàn làm việc văn phòng có sẵn hay sản xuất theo mặt bằng?

Bàn có sẵn phù hợp khi:

• Số lượng ít.
• Cần nhanh.
• Mặt bằng đơn giản.
• Không cần đồng bộ quá nhiều hạng mục.
• Kích thước tiêu chuẩn đã phù hợp.

Sản xuất theo mặt bằng đáng cân nhắc khi:

• Có nhiều nhân viên.
• Cần cụm bàn.
• Mặt bằng có cột hoặc góc đặc biệt.
• Cần đồng bộ bàn, tủ, vách.
• Có yêu cầu riêng về điện.
• Cần tận dụng diện tích.
• Muốn chuẩn hóa module để mở rộng sau này.

Không phải văn phòng nào cũng cần đóng bàn theo yêu cầu. Với những khu vực sử dụng kích thước tiêu chuẩn, đôi khi sản phẩm module có sẵn lại tiết kiệm hơn.

Điều quan trọng là biết hạng mục nào cần đặt riêng và hạng mục nào không cần.

Một quy trình chọn bàn văn phòng thực tế hơn

Nếu đang setup văn phòng từ đầu, doanh nghiệp có thể đi theo trình tự sau:

Bước 1: Chốt số nhân sự hiện tại và dự kiến 6–12 tháng.

Bước 2: Phân loại nhân viên theo thiết bị và nhu cầu mặt bàn.

Bước 3: Bố trí sơ bộ từng phòng ban trên mặt bằng.

Bước 4: Xác định module bàn phù hợp: 1m2, 1m4, 1m6 hoặc kích thước riêng.

Bước 5: Kiểm tra ghế và lối đi.

Bước 6: Kiểm tra điện, mạng, CPU và arm màn hình.

Bước 7: Chọn vật liệu và màu sắc.

Bước 8: Chốt cấu tạo khung, hộc tủ, vách và phụ kiện.

Bước 9: Duyệt bản vẽ hoặc mẫu trước khi sản xuất.

Bước 10: Kiểm tra lại mặt bằng thực tế trước ngày lắp đặt.

Đi đúng trình tự thường hiệu quả hơn nhiều so với việc bắt đầu bằng việc chọn một mẫu bàn đẹp trên hình.

Checklist nhanh trước khi chốt bàn làm việc cho công ty

Trước khi ký đơn hàng, người phụ trách setup văn phòng nên kiểm tra lại:

• Tổng số vị trí ngồi đã đúng chưa?

• Có tính số nhân viên dự kiến tăng không?

• Nhân viên nào sử dụng hai màn hình?

• Chiều sâu bàn có đủ không?

• Khoảng kéo ghế có bị thiếu?

• Hai dãy ghế quay lưng có quá sát?

• Cửa ra vào có vướng bàn hoặc ghế không?

• Tủ hồ sơ mở cánh/hộc kéo có bị vướng không?

• Ổ điện và mạng nằm ở đâu?

• Lỗ đi dây đã đúng vị trí chưa?

• Có dùng arm màn hình không?

• Hộc cá nhân đặt ở đâu?

• Màu MDF đã duyệt theo mẫu thực tế chưa?

• Khung bàn dài đã có giải pháp chống võng chưa?

• Module bàn có thể tái bố trí khi tăng nhân sự không?

Chỉ cần rà lại danh sách này trước khi sản xuất cũng có thể tránh được khá nhiều chỉnh sửa tại công trình.

Chọn bàn làm việc văn phòng: hãy tính cho 2–3 năm sử dụng, không chỉ ngày khai trương

Khi setup văn phòng mới, mục tiêu không nên là nhét được nhiều bàn nhất vào mặt bằng.

Một phương án tốt cần cân bằng giữa số lượng chỗ ngồi, diện tích mặt bàn, khoảng di chuyển, công năng và khả năng thay đổi trong tương lai.

Nếu phải ưu tiên, chúng tôi thường xem xét theo thứ tự:

Công năng → mặt bằng → kích thước → kết cấu → điện → vật liệu → kiểu dáng.

Kiểu dáng vẫn quan trọng, nhưng một chiếc bàn đẹp sẽ nhanh chóng mất giá trị nếu nhân viên phải ngồi quá chật, dây điện nằm dưới chân hoặc sáu tháng sau công ty tăng người mà toàn bộ layout không thể thay đổi.

Đối với doanh nghiệp đang setup văn phòng mới, cách hiệu quả nhất là gửi mặt bằng và số lượng nhân viên trước, sau đó mới xác định nên sử dụng bàn đơn, bàn nhân viên văn phòng theo module hay chọn bàn làm việc văn phòng.

Luzo Home có thể dựa trên mặt bằng, số lượng nhân sự và nhu cầu thiết bị của từng bộ phận để đề xuất kích thước, cách chia cụm và phương án sản xuất phù hợp. Việc xử lý những yếu tố này từ đầu thường tiết kiệm hơn nhiều so với sửa bàn hoặc thay đổi layout sau khi đã lắp đặt.

Website: luzo.vn
Hotline/Zalo: 0888.68.79.88
Showroom: 50/3 Ba Vân, P.14, Q. Tân Bình, TP.HCM
Facebook: https://www.facebook.com/luzo.vn/
Shopee: https://s.shopee.vn/1VyM5CyS3V