Kích thước bàn nhân viên bao nhiêu là phù hợp? Hiểu đúng trước khi lựa chọn

Khi setup văn phòng, câu hỏi “kích thước bàn nhân viên bao nhiêu là phù hợp?” thường được trả lời bằng một vài con số quen thuộc. Điều này tiện để tham khảo, nhưng nếu xem một kích thước nào đó là lựa chọn đúng cho mọi văn phòng thì rất dễ dẫn đến bố trí thiếu thực tế.

Một chiếc bàn có thể đủ rộng với nhân viên chỉ dùng laptop nhưng lại chật khi đặt màn hình, bàn phím, hồ sơ và điện thoại. Một kích thước rất thoải mái khi mua một bàn riêng cũng chưa chắc phù hợp khi phải bố trí 20–30 chỗ ngồi trên cùng mặt bằng.

Vì vậy, trước khi quyết định kích thước bàn nhân viên, nên hiểu đúng mối quan hệ giữa mặt bàn, thiết bị, ghế, lối đi và mật độ nhân sự. Kích thước phù hợp không nằm ở một con số riêng lẻ mà nằm ở việc chiếc bàn có đáp ứng đúng cách nhân viên sử dụng hay không.

Có một kích thước bàn nhân viên “chuẩn” cho mọi văn phòng?

Đây là cách hiểu khá phổ biến: chỉ cần tìm được kích thước bàn tiêu chuẩn rồi áp dụng cho toàn bộ nhân viên.

Nhận định này đúng một phần.

Kích thước phổ biến trên thị trường là điểm tham khảo hữu ích vì giúp doanh nghiệp dễ lựa chọn sản phẩm, dễ thay thế và thuận tiện khi setup số lượng lớn. Tuy nhiên, “phổ biến” không đồng nghĩa với “phù hợp cho mọi vị trí”.

Ví dụ, hai nhân viên cùng làm việc văn phòng nhưng nhu cầu mặt bàn có thể rất khác nhau:

• nhân viên telesales sử dụng một màn hình và headset;
• nhân viên kế toán thường xuyên làm việc với chứng từ;
• nhân viên thiết kế có thể sử dụng màn hình lớn hoặc nhiều màn hình;
• nhân viên hành chính cần không gian xử lý hồ sơ;
• nhân viên linh hoạt chỉ dùng laptop.

Vì vậy, yếu tố quan trọng hơn một kích thước cố định là:

thiết bị sử dụng → thao tác công việc → diện tích mặt bàn cần thiết.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ kích thước phổ biến, sau đó điều chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế của từng nhóm nhân viên.

“Bàn càng rộng càng thoải mái” có luôn đúng?

Về trải nghiệm cá nhân, một mặt bàn rộng thường tạo cảm giác thoáng và có nhiều không gian đặt đồ hơn.

Nhưng trong văn phòng doanh nghiệp, nhận định “càng rộng càng tốt” chỉ đúng khi diện tích không phải vấn đề.

Một chiếc bàn tăng thêm chiều dài không chỉ chiếm thêm phần mặt bàn. Khi nhân lên hàng chục nhân viên, phần diện tích tăng thêm có thể ảnh hưởng đến:

• số lượng chỗ ngồi;
• khoảng cách giữa các cụm;
• vị trí tủ hồ sơ;
• lối lưu thông;
• khả năng mở rộng nhân sự.

Ví dụ, nếu mỗi vị trí tăng thêm một phần chiều dài, với một dãy nhiều nhân viên, tổng chiều dài cụm bàn cũng tăng tương ứng.

Do đó, thay vì chọn bàn lớn nhất có thể, nên chọn kích thước bàn nhân viên vừa đủ cho thiết bị và thao tác thường xuyên.

Phần diện tích không phục vụ công việc thực tế đôi khi chỉ làm giảm hiệu quả sử dụng mặt bằng.

“Bàn nhỏ giúp văn phòng bố trí được nhiều nhân viên hơn”

Nhận định này đúng về mặt hình học nhưng chưa chắc đúng về mặt sử dụng.

Giảm kích thước bàn có thể giúp đặt thêm vị trí trên bản vẽ. Tuy nhiên, nếu giảm quá mức, nhân viên sẽ bắt đầu thiếu không gian cho màn hình, bàn phím, chuột và thao tác tay.

Khi đó có thể xuất hiện các tình huống:

• màn hình đặt quá gần người;
• thiết bị của hai nhân viên sát nhau;
• tài liệu phải chồng lên bàn phím;
• nhân viên đặt thêm đồ sang khu vực bên cạnh;
• dây điện và dây thiết bị khó tổ chức.

Như vậy, mặt bằng nhìn có vẻ tối ưu nhưng trải nghiệm sử dụng lại giảm.

Điều quan trọng hơn là xem xét mật độ sử dụng thực tế, không chỉ số lượng hình chữ nhật có thể đặt trên bản vẽ.

Nếu doanh nghiệp cần tối ưu nhiều vị trí làm việc, giải pháp thường hiệu quả hơn là tổ chức cụm bàn nhân viên hợp lý thay vì liên tục giảm kích thước từng mặt bàn.

Chiều dài bàn có phải yếu tố quan trọng nhất?

Chiều dài thường được chú ý đầu tiên vì đây là thông số dễ hình dung.

Tuy nhiên, với bàn nhân viên, chiều sâu đôi khi ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng hơn.

Một chiếc bàn dài nhưng quá nông vẫn có thể khó sử dụng nếu màn hình, bàn phím và các thiết bị phải đặt sát nhau theo chiều trước – sau.

Ngược lại, một mặt bàn có chiều dài vừa phải nhưng chiều sâu hợp lý có thể tạo không gian thao tác tốt hơn.

Vì vậy nên xem kích thước bàn theo cả hai chiều:

chiều dài → quyết định không gian ngang.

chiều sâu → quyết định cách bố trí màn hình và vùng thao tác phía trước.

Không nên đánh giá bàn chỉ bằng con số chiều dài.

“Bàn sâu hơn lúc nào cũng tốt hơn cho màn hình”

Nhận định này cũng chỉ đúng trong một số trường hợp.

Chiều sâu lớn hơn tạo thêm khoảng không giữa người sử dụng và phía sau mặt bàn. Điều này hữu ích khi cần đặt màn hình, chân màn hình hoặc các thiết bị khác.

Nhưng tăng chiều sâu đồng nghĩa cụm bàn sẽ chiếm nhiều diện tích sàn hơn.

Đặc biệt với bàn đôi ngồi đối diện, mỗi bên tăng chiều sâu sẽ làm tổng chiều sâu workstation tăng theo.

Khi đó phần diện tích dành cho lối đi, ghế hoặc các khu vực chức năng khác có thể bị thu hẹp.

Vì vậy, chiều sâu nên được xác định dựa trên:

• kích thước và chân đế màn hình;
• laptop hay máy tính để bàn;
• có cần đặt hồ sơ phía trước hay không;
• cách bố trí dây;
• diện tích mặt bằng.

Không nên mặc định cứ bàn sâu hơn là bàn tốt hơn.

Có nên dùng cùng một kích thước cho tất cả nhân viên?

Nếu doanh nghiệp muốn tiêu chuẩn hóa nội thất, sử dụng cùng một kích thước có nhiều lợi ích.

Các cụm bàn dễ thẳng hàng, quá trình sản xuất đơn giản hơn và khi thay đổi nhân sự cũng không cần quan tâm quá nhiều đến vị trí bàn.

Vì vậy cách làm này hoàn toàn hợp lý khi nhu cầu công việc giữa các nhân viên tương đối giống nhau.

Nhưng nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban với cách làm việc khác nhau, áp dụng một kích thước duy nhất có thể dẫn đến hai thái cực:

• nhóm này có diện tích dư thừa;
• nhóm khác lại thiếu không gian.

Ví dụ, khu telesales và khu thiết kế không nhất thiết phải sử dụng mặt bàn giống nhau.

Một phương án thực tế hơn là tiêu chuẩn hóa theo nhóm công việc thay vì tiêu chuẩn hóa toàn công ty.

Có thể chia thành:

• vị trí làm việc cơ bản;
• vị trí cần nhiều thiết bị;
• vị trí cần xử lý tài liệu;
• vị trí quản lý hoặc công việc đặc thù.

Sau đó mới chọn các mẫu bàn nhân viên phù hợp với từng nhóm.

Kích thước mặt bàn đủ là được, không cần quan tâm phần bên dưới?

Đây là một hiểu lầm dễ làm bản vẽ đẹp nhưng bàn sử dụng không thoải mái.

Hai chiếc bàn có mặt bàn giống nhau nhưng khoảng để chân có thể hoàn toàn khác nếu cấu tạo bên dưới khác nhau.

Không gian dưới bàn có thể bị ảnh hưởng bởi:

• chân bàn;
• thanh giằng;
• hộc tủ;
• máng điện;
• CPU;
• các điểm nối của cụm bàn.

Nếu hộc tủ và chân bàn chiếm quá nhiều diện tích, nhân viên có thể không có đủ vùng để đặt và di chuyển chân dù mặt bàn phía trên khá rộng.

Vì vậy, khi đánh giá kích thước bàn nhân viên, cần kiểm tra cả “khoảng trống sử dụng thực tế” chứ không chỉ kích thước phủ bì của mặt bàn.

Có hộc tủ thì phải tăng kích thước bàn?

Không nhất thiết, nhưng hộc tủ làm thay đổi cách sử dụng không gian bên dưới.

Hộc tủ có thể hữu ích với nhân viên cần lưu hồ sơ hoặc đồ cá nhân. Tuy nhiên, nếu đặt hộc ngay dưới mặt bàn, phần không gian dành cho chân sẽ giảm.

Với mặt bàn nhỏ, ảnh hưởng này càng dễ nhận thấy.

Trong trường hợp nhân viên ít sử dụng hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể cân nhắc:

• hộc di động;
• tủ dùng chung;
• tủ hồ sơ đặt ngoài workstation;
• locker cá nhân.

Như vậy, không cần tăng mặt bàn chỉ để giải quyết vấn đề lưu trữ.

Quan trọng là xác định nhân viên thực sự cần lưu gì tại chỗ trước khi quyết định cấu tạo bàn.

Bàn ghép cụm có thể tính kích thước giống bàn đơn?

Kích thước sử dụng của từng nhân viên có thể giống nhau, nhưng cách tính tổng thể không hoàn toàn giống.

Với bàn đơn, mỗi vị trí có hệ chân và khoảng không riêng.

Khi ghép thành cụm, nhiều vị trí có thể dùng chung một phần kết cấu. Đồng thời doanh nghiệp còn phải tính:

• vách ngăn;
• khe nối giữa các mặt bàn;
• máng điện giữa cụm;
• chân trung gian;
• khoảng cách giữa hai dãy ngồi;
• lối đi quanh workstation.

Vì vậy, khi setup cụm bàn nhân viên, không nên lấy kích thước một bàn rồi đơn giản nhân với số lượng người.

Cần xem cả module hoàn chỉnh để biết cụm thực tế chiếm bao nhiêu diện tích.

“Bàn vừa phòng” nghĩa là kích thước đã phù hợp?

Chưa chắc.

Một cụm bàn có thể đặt vừa trong phòng nhưng không có nghĩa là văn phòng vận hành thuận tiện.

Sau khi đặt bàn còn cần vùng cho:

bàn → ghế → khoảng kéo ghế → lối đi.

Nếu bản vẽ chỉ tính diện tích bàn, khi đưa ghế vào có thể xảy ra tình trạng hai hàng nhân viên ngồi quay lưng quá sát hoặc ghế chắn lối lưu thông.

Đây là lý do khi lựa chọn kích thước bàn nhân viên, doanh nghiệp nên kiểm tra layout ở trạng thái nhân viên đang ngồi làm việc chứ không phải chỉ trạng thái bàn và ghế được xếp gọn.

Nên chọn kích thước bàn từ sản phẩm có sẵn hay từ mặt bằng?

Cả hai cách đều có thể phù hợp tùy dự án.

Khi nên ưu tiên kích thước có sẵn

Các kích thước phổ biến phù hợp nếu:

• số lượng bàn không quá lớn;
• mặt bằng tương đối thoáng;
• công việc của nhân viên tương đồng;
• doanh nghiệp muốn mua nhanh;
• không cần tối ưu từng khoảng diện tích.

Trong trường hợp này, có thể tham khảo bàn làm việc theo các kích thước sẵn có rồi chọn phương án gần nhất với nhu cầu.

Khi nên xuất phát từ mặt bằng

Với văn phòng có số lượng nhân sự lớn hoặc diện tích cần tối ưu, nên làm theo thứ tự:

mặt bằng → số lượng nhân viên → thiết bị → kích thước vị trí → cụm bàn → lối đi.

Cách này đặc biệt hữu ích khi chỉ cần thay đổi một chút kích thước mỗi vị trí cũng có thể ảnh hưởng đến cả layout.

Vậy kích thước bàn nhân viên bao nhiêu là phù hợp?

Không có một con số duy nhất đúng cho tất cả doanh nghiệp.

Một kích thước bàn nhân viên phù hợp cần đồng thời đáp ứng ba điều kiện.

1. Đủ cho công việc

Mặt bàn phải đủ cho những thiết bị nhân viên thực sự sử dụng hàng ngày.

Không nên chọn kích thước dựa trên một chiếc bàn trống trong showroom rồi hình dung rằng khi sử dụng vẫn sẽ rộng tương tự.

2. Không làm mất quá nhiều diện tích không cần thiết

Diện tích dư của một bàn có vẻ không đáng kể. Nhưng khi nhân lên toàn bộ văn phòng, phần diện tích đó có thể rất lớn.

Doanh nghiệp nên phân biệt giữa “rộng rãi cần thiết” và “diện tích không được sử dụng”.

3. Phù hợp với layout tổng thể

Bàn không tồn tại riêng lẻ.

Kích thước cuối cùng phải được kiểm tra cùng với ghế, tủ, cụm bàn, cột, cửa, lối đi và những khu vực chức năng khác.

Đó mới là cách chọn kích thước từ góc độ vận hành văn phòng.

Cách chọn kích thước bàn nhân viên thực tế hơn

Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “bàn tiêu chuẩn rộng bao nhiêu?”, doanh nghiệp có thể đi theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định mỗi nhân viên sử dụng thiết bị gì.

Bước 2: Xác định nhóm nhân sự có nhu cầu giống nhau.

Bước 3: Chọn khoảng mặt bàn đủ cho thiết bị và thao tác.

Bước 4: Đặt kích thước dự kiến vào layout thực tế.

Bước 5: Thêm ghế và vùng kéo ghế.

Bước 6: Kiểm tra lối đi và các khu vực lưu trữ.

Bước 7: Điều chỉnh kích thước nếu tổng mặt bằng chưa hợp lý.

Cách làm này giúp tránh hai lỗi phổ biến: mua bàn quá lớn so với nhu cầu hoặc giảm kích thước quá nhiều chỉ để tăng số lượng chỗ ngồi.

Kết luận: đừng tìm một con số “đúng”, hãy tìm kích thước phù hợp với cách sử dụng

Khi lựa chọn kích thước bàn nhân viên, các kích thước phổ biến vẫn là cơ sở tham khảo tốt. Điều cần tránh là coi chúng như quy tắc bắt buộc cho mọi văn phòng.

Kích thước chỉ thực sự phù hợp khi được đặt trong bối cảnh cụ thể:

ai sử dụng → dùng thiết bị gì → làm công việc gì → bố trí bao nhiêu người → mặt bằng còn bao nhiêu không gian cho ghế và lối đi.

Nếu chỉ mua một vài vị trí, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ các mẫu bàn nhân viên có kích thước sẵn.

Nếu setup nhiều nhân sự, nên xem cả cụm bàn nhân viên và layout tổng thể trước khi quyết định kích thước cuối cùng.

Luzo Home có thể dựa trên mặt bằng, số lượng nhân sự và thiết bị sử dụng để đề xuất kích thước bàn và cách chia cụm phù hợp hơn với không gian thực tế.

Website: luzo.vn
Hotline/Zalo: 0888.68.79.88
Showroom: 50/3 Ba Vân, P.14, Q. Tân Bình, TP.HCM
Facebook: https://www.facebook.com/luzo.vn/
Shopee: https://s.shopee.vn/1VyM5CyS3V