Khoảng cách giữa các bàn làm việc trong văn phòng bao nhiêu là hợp lý?

Khi bố trí văn phòng, khoảng cách bàn làm việc văn phòng không nên được xác định bằng một con số duy nhất. Khoảng trống 800 mm có thể đủ ở cuối một cụm bàn ít người qua lại nhưng lại gây bất tiện nếu nằm giữa hai hàng ghế thường xuyên có người di chuyển.

Cách tính thực tế hơn là tách không gian thành ba phần:

bàn làm việc → vùng ghế và người ngồi → vùng lưu thông.

Đây cũng là lý do hai layout có cùng số lượng bàn và cùng diện tích vẫn có thể cho trải nghiệm rất khác nhau.

Các khoảng kích thước trong bài được dùng như mốc lập layout tham khảo, không phải tiêu chuẩn pháp lý áp dụng cho mọi công trình. Với dự án cụ thể, đặc biệt các tuyến thoát nạn và lối tiếp cận, cần kiểm tra yêu cầu thiết kế và quy định áp dụng cho công trình đó.

Trước tiên cần xác định đang đo khoảng cách nào

Câu hỏi “hai bàn cách nhau bao nhiêu?” có thể đang nói về ba kích thước hoàn toàn khác nhau.

1. Mép bàn đến tường

Khoảng này có thể chỉ phục vụ ghế và một người sử dụng.

2. Mép bàn đến mép bàn

Khoảng giữa hai bàn có thể chứa hai hàng ghế quay lưng vào nhau.

3. Sau ghế đến vật cản hoặc tuyến lưu thông

Đây mới là khoảng quyết định một người có thể đi phía sau vị trí đang sử dụng hay không.

Vì vậy, khi đọc bản vẽ hoặc trao đổi với đơn vị thiết kế, nên ghi rõ điểm đầu và điểm cuối của kích thước. Một con số 1.200 mm đo từ mép bàn đến tường rất khác 1.200 mm đo từ lưng ghế đến tường.

Bảng khoảng cách bàn làm việc tham khảo khi lên layout

Để lập mặt bằng sơ bộ cho văn phòng sử dụng ghế xoay thông thường, có thể bắt đầu kiểm tra theo các khoảng sau:

Cách áp dụng: không nên lấy bảng trên và mặc định mọi khoảng trống đều phải giống nhau. Hãy xác định trước khu vực nào chỉ phục vụ người ngồi, khu vực nào có người đi qua và khu vực nào là tuyến giao thông chính. Sau đó mới chọn khoảng thử nghiệm và kiểm tra trên mặt bằng.

Các con số này là khoảng lập layout thực hành, không phải một “tiêu chuẩn khoảng cách bàn” duy nhất. Các hãng workstation cũng thiết kế nhiều footprint khác nhau tùy tư thế, mức riêng tư và cách sử dụng, cho thấy không gian làm việc không được quy về một module cố định.

Vì sao không nên tính khoảng cách khi chưa đặt ghế?

Giả sử có hai dãy bàn song song và khoảng cách giữa hai mép bàn là 1.800 mm.

Nếu nhìn bản vẽ chỉ có bàn:

Bàn A | ← 1.800 mm → | Bàn B

Khoảng giữa có vẻ khá rộng.

Nhưng khi thêm hai hàng ghế:

Bàn A | ghế → ← ghế | Bàn B

phần trống thực tế giảm đáng kể.

Nếu mỗi người cùng kéo ghế ra, vùng giữa còn phải giải quyết việc đứng lên, xoay ghế và có thể cả người đi qua.

Đó là lý do khoảng cách bàn làm việc văn phòng phải được kiểm tra khi ghế ở trạng thái sử dụng, không phải khi ghế được đẩy gọn sát bàn.

Công thức đơn giản để kiểm tra

Có thể hình dung:

Khoảng bàn – bàn = vùng người ngồi A + vùng lưu thông + vùng người ngồi B

Nếu một phía là tường:

Khoảng bàn – tường = vùng người ngồi + vùng lưu thông cần thiết

Cách tính này hữu ích hơn việc bắt đầu bằng câu hỏi “khoảng cách chuẩn là bao nhiêu?”, bởi nó buộc người thiết kế xác định khoảng trống đó thực sự phục vụ chức năng gì.

Trường hợp 1: Một dãy bàn quay lưng vào tường

Đây là tình huống khá phổ biến trong văn phòng nhỏ.

Nếu phía sau nhân viên chỉ là tường và gần như không có người đi xuyên qua, có thể thử layout với khoảng từ mép bàn đến tường khoảng 900–1.100 mm.

Ví dụ với bàn sâu 600 mm:

Cách áp dụng: với phòng sâu 3.000 mm, một dãy bàn sâu 600 mm cộng vùng ghế 1.000 mm mới sử dụng khoảng 1.600 mm. Phần còn lại có thể dành cho giao thông hoặc chức năng khác. Nhưng nếu tuyến đi chính nằm ngay phía sau ghế, không nên giữ nguyên cách tính này.

Trường hợp 2: Sau lưng nhân viên có lối đi

Khi phía sau ghế còn có người thường xuyên đi lại, hai chức năng bắt đầu chồng lên nhau:

vùng ghế + vùng lưu thông.

Lúc này có thể thử khoảng 1.200–1.500 mm từ mép bàn đến tường hoặc vật cản phía sau, sau đó kiểm tra bằng ghế thực tế và lưu lượng sử dụng.

Cách áp dụng: đừng tăng tất cả khoảng cách lên 1.500 mm nếu không cần thiết. Trong văn phòng lớn, thêm 300 mm cho hàng chục dãy có thể tiêu tốn diện tích đáng kể. Hãy dành khoảng rộng hơn cho đúng các tuyến có lưu lượng cao.

Trường hợp 3: Hai hàng nhân viên quay lưng vào nhau

Đây là một trong những vị trí dễ bị thiếu khoảng trống nhất.

Giả sử hai cụm bàn được đặt song song:

Cụm A → ghế → khoảng giữa ← ghế ← Cụm B

Khoảng mép bàn đến mép bàn nên được thử từ khoảng 1.800–2.200 mm, tùy loại ghế và việc giữa hai hàng có được sử dụng làm lối đi hay không.

Ví dụ layout

Nếu hai cụm đều sâu 1.200 mm:

Cách áp dụng: đây là lý do một phòng sâu 4 m chưa chắc phù hợp để đặt hai cụm workstation đối diện theo cách mong muốn. Chỉ riêng hai cụm sâu 1.200 mm đã chiếm 2.400 mm; phần còn lại phải phục vụ hai hàng ghế.

Khi tối ưu mặt bằng, giảm chiều sâu workstation từ 1.200 xuống 1.000 mm đôi khi có tác động lớn hơn việc cố ép khoảng cách giữa hai hàng ghế.

Bàn sâu 500, 600 hay 700 mm ảnh hưởng bao nhiêu đến layout?

Chiều sâu bàn thường bị xem riêng khỏi lối đi, trong khi hai yếu tố liên quan trực tiếp.

Với cụm hai mặt bàn ngồi đối diện:

Nếu văn phòng có ba dãy cụm, chuyển từ bàn sâu 600 mm sang 700 mm làm mỗi cụm tăng khoảng 200 mm theo chiều sâu. Ba cụm có thể tiêu tốn thêm khoảng 600 mm mặt bằng, chưa tính thay đổi khoảng lưu thông.

Cách áp dụng: nếu layout đang thiếu 300–600 mm, đừng chỉ nghĩ đến việc thu hẹp lối đi. Hãy kiểm tra lại chiều sâu bàn, kích thước hộc tủ, vị trí tủ hồ sơ và cấu trúc workstation. Đôi khi có thể lấy lại diện tích từ những phần ít ảnh hưởng đến vận hành hơn.

Trường hợp 4: Khoảng trống ở đầu cụm bàn

Đầu cụm thường không có ghế nên yêu cầu khác khu vực phía sau người ngồi.

Nếu đây chỉ là khoảng tiếp cận cục bộ, có thể thử khoảng 800–1.000 mm.

Nếu đầu cụm nằm ngay trên tuyến lưu thông chính, nên bắt đầu kiểm tra ở khoảng 1.000–1.200 mm hoặc rộng hơn tùy lưu lượng.

Điểm quan trọng là không áp dụng cùng một kích thước cho đầu bàn và phía sau ghế.

Cách áp dụng: trong một văn phòng có nhiều cụm bàn văn phòng, có thể tiết kiệm diện tích tại những đầu cụm ít người qua lại để dành thêm không gian cho tuyến chính.

Tính thử một layout 24 nhân viên

Giả sử văn phòng bố trí 24 người thành 4 cụm 6 người, mỗi cụm gồm 3 người đối diện 3 người.

Mỗi vị trí sử dụng mặt bàn 1.200 × 600 mm.

Kích thước phần mặt bàn của một cụm:

3.600 × 1.200 mm

Nếu xếp 4 cụm thành hai hàng × hai cột, khoảng cách giữa hai cụm quay lưng nhau dự kiến 2.000 mm và lối ở hai đầu khoảng 1.000 mm, chỉ riêng khu workstation đã cần được kiểm tra trên một mặt bằng tương đối lớn.

Thay đổi module mỗi người từ 1.200 mm xuống 1.000 mm làm chiều dài mỗi cụm giảm:

3 × 200 = 600 mm

Với hai cụm nằm liên tiếp theo chiều dài, tổng phần giảm có thể đạt:

600 × 2 = 1.200 mm

Đây là ví dụ cho thấy tối ưu layout không nhất thiết đồng nghĩa với thu hẹp lối đi. Thay đổi module bàn có thể tạo ra nhiều diện tích hơn mà vẫn giữ được khoảng lưu thông.

Cách áp dụng: khi layout thiếu chỗ, nên kiểm tra theo thứ tự: kích thước từng vị trí → cách chia cụm → hướng cụm → khoảng ghế → lối đi. Đừng bắt đầu bằng việc giảm khoảng cách giữa các bàn.

Tủ hồ sơ có thể làm thay đổi toàn bộ phép tính

Một tủ thấp sâu 400–500 mm đặt phía sau nhân viên không thể xem như “không chiếm diện tích” chỉ vì chiều cao thấp.

Nếu khoảng bàn đến tường ban đầu là 1.400 mm nhưng đặt thêm tủ sâu 400 mm, phần trống thực tế chỉ còn khoảng:

1.400 − 400 = 1.000 mm

Nếu cánh hoặc ngăn kéo còn mở về phía người sử dụng, vùng thao tác tiếp tục bị ảnh hưởng.

Vì vậy, khoảng cách phải được đo tới vật cản thực tế gần nhất, không phải luôn đo tới tường.

Nguyên tắc này áp dụng cho tủ hồ sơ, planter box, cột, máy photocopy, locker và các đồ nội thất phụ khác.

Bàn nâng hạ cần một loại khoảng hở khác

Với bàn điều chỉnh chiều cao, ngoài lối đi còn phải kiểm tra khoảng hở với đồ nội thất bên cạnh.

Steelcase hướng dẫn bố trí tối thiểu 1 inch, khoảng 25 mm, giữa mặt bàn nâng hạ và panel, tường hoặc đồ nội thất liền kề để tránh điểm kẹp khi mặt bàn chuyển động.

Đây là ví dụ cho thấy “khoảng cách bàn” không chỉ liên quan đến người đi lại. Với một số loại bàn, còn có khoảng hở kỹ thuật phục vụ chính cơ cấu của sản phẩm.

Cách áp dụng: nếu dùng bàn nâng hạ, không nên ghép mặt bàn sát cứng vào tủ hoặc mặt bàn cố định bên cạnh. Khoảng hở kỹ thuật phải được tính riêng với khoảng lưu thông.

Có nên tăng khoảng cách càng rộng càng tốt?

Không nhất thiết.

Khoảng trống rộng tạo cảm giác thoáng nhưng diện tích văn phòng là hữu hạn. Nếu tăng 200 mm cho mỗi khoảng giữa 5 dãy bàn, tổng chiều sâu mặt bằng có thể tăng thêm:

200 × 4 khoảng = 800 mm

Gần một mét chiều sâu có thể ảnh hưởng đến số lượng workstation hoặc diện tích dành cho phòng họp và lưu trữ.

Mục tiêu vì vậy không phải “lối càng rộng càng tốt”, mà là:

đúng khoảng cho đúng chức năng.

Tuyến giao thông chính nên được ưu tiên. Khu vực phía sau ghế cần đủ cho người sử dụng. Các khoảng phụ ít người qua lại có thể được xử lý gọn hơn.

Khoảng cách giữa bàn và bàn có cần lớn nếu hai người ngồi đối diện?

Nếu hai người ngồi đối diện qua mặt bàn, cách tính hoàn toàn khác với hai người quay lưng.

Ví dụ hai bàn sâu 600 mm ghép lưng:

600 + 600 = 1.200 mm

Hai nhân viên ngồi ở hai phía ngoài của cụm, vì vậy không cần chừa lối ở giữa hai mặt bàn.

Đây chính là lợi thế diện tích của workstation dạng bench.

Một cụm 4 người dùng module 1.200 × 600 mm có thể có phần mặt bàn khoảng:

2.400 × 1.200 mm

Ghế và lối đi được bố trí bên ngoài cụm thay vì chen giữa từng chiếc bàn.

Các hệ workstation thương mại cũng được phát triển theo nhiều module mặt bàn, panel và cấu hình bench để tổ chức các vị trí làm việc thành một hệ thay vì các bàn độc lập.

Cách áp dụng: nếu văn phòng có nhiều nhân viên làm công việc tương đồng, ghép thành workstation thường cho phép tổ chức không gian rõ ràng hơn việc đặt hàng loạt bàn đơn rồi chừa khoảng giữa từng bàn.

Cách kiểm tra khoảng cách trên bản vẽ trước khi đặt bàn

Một layout B2B nên thể hiện ít nhất bốn lớp:

1. Footprint bàn: kích thước thật của mặt bàn hoặc cụm.

2. Footprint ghế: không chỉ là một icon ghế nhỏ được đẩy sát bàn.

3. Vùng sử dụng: khoảng ghế di chuyển khi người ngồi vào hoặc đứng lên.

4. Tuyến lưu thông: nơi những người khác cần đi qua.

Sau khi có đủ bốn lớp, nên kiểm tra các tình huống bất lợi: hai người cùng kéo ghế, một người ngồi trong khi người khác đi phía sau, ngăn kéo tủ đang mở hoặc nhiều nhân viên cùng di chuyển vào giờ cao điểm.

Một layout vẫn hoạt động trong các tình huống này đáng tin cậy hơn nhiều so với bản vẽ chỉ thể hiện bàn và ghế ở trạng thái xếp gọn.

Bảng chọn nhanh khoảng cách theo tình huống

Cách áp dụng: dùng bảng để dựng phương án đầu tiên, sau đó điều chỉnh theo kích thước ghế, loại bàn, số nhân viên và chức năng của từng tuyến. Không dùng bảng để thay thế việc kiểm tra quy chuẩn công trình hoặc bản vẽ kiến trúc.

Kết luận: hãy tính khoảng cho người trước khi tính khoảng cho bàn

Không có một khoảng cách bàn làm việc văn phòng duy nhất phù hợp cho mọi mặt bằng.

Nếu chỉ cần một mốc để bắt đầu layout, có thể thử:

• khoảng 900–1.100 mm từ bàn đến tường khi phía sau chủ yếu phục vụ người ngồi;
• khoảng 1.200–1.500 mm khi cần thêm lưu thông phía sau;
• khoảng 1.800–2.200 mm giữa hai dãy bàn có hai hàng nhân viên quay lưng.

Nhưng con số cuối cùng phải được kiểm tra cùng ghế, tủ, cột, thiết bị và hướng di chuyển.

Với văn phòng nhiều nhân viên, thứ tự hợp lý là:

số người → kích thước bàn → cách chia cụm → ghế → khoảng sử dụng → tuyến lưu thông → kiểm tra toàn mặt bằng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu bàn làm việc, cụm bàn văn phòng và bàn nhân viên sau khi xác định module phù hợp với layout, thay vì chọn bàn trước rồi mới cố tìm khoảng trống còn lại để bố trí.

Website: luzo.vn
Hotline/Zalo: 0888.68.79.88
Showroom: 50/3 Ba Vân, P.14, Q. Tân Bình, TP.HCM
Facebook: https://www.facebook.com/luzo.vn/
Shopee: https://s.shopee.vn/1VyM5CyS3V