Cách bố trí 20 chỗ ngồi cho văn phòng: Gợi ý layout thực tế

Với doanh nghiệp khoảng 20 nhân sự, việc setup văn phòng thường không khó ở chỗ tìm đủ 20 bộ bàn ghế. Phần cần tính kỹ là làm sao để mọi người ngồi thoải mái, đi lại không vướng, có chỗ trao đổi nhanh và vẫn còn khả năng thay đổi khi đội ngũ tăng lên. Vì vậy, bố trí văn phòng 20 người nên bắt đầu từ mặt bằng và cách vận hành thực tế, thay vì chỉ chọn một layout nhìn đẹp trên bản vẽ.

Bài viết dưới đây gợi ý những điểm cần kiểm tra trước khi triển khai, 4 layout văn phòng 20 nhân viên dễ áp dụng, cách chọn bàn ghế và checklist hạn chế các lỗi hay gặp. Nếu doanh nghiệp đã có mặt bằng, có thể gửi bản vẽ hoặc kích thước thực tế để LUZO HOME cùng tư vấn phương án phù hợp.

LUZO HOME nhận thi công văn phòng trọn gói, từ trao đổi nhu cầu, gợi ý layout, sản xuất bàn tủ theo kích thước đến lắp đặt hoàn thiện. Với xưởng trực tiếp khoảng 500m² tại Hóc Môn, TP.HCM, đội ngũ có thể tùy chỉnh kích thước, màu sắc, vật liệu và công năng theo từng mặt bằng, thay vì áp một mẫu bàn cố định cho mọi văn phòng.

Một điểm để doanh nghiệp tham khảo thêm khi tìm hiểu về LUZO HOME: Shopee LUZO Home đạt Top 1 ngành hàng sàn Shopee trong 7 năm liên tiếp, 4,8/5 sao, gần 900.000 lượt bán ra.

Trước khi bố trí văn phòng 20 người, cần chốt 5 yếu tố này

Diện tích sử dụng thực tế và hình dáng mặt bằng

Diện tích ghi trên hợp đồng thuê chưa chắc là phần diện tích có thể kê nội thất. Khi lên mặt bằng văn phòng 20 nhân viên, cần đo khu vực sử dụng thực tế sau khi trừ cột, hộp kỹ thuật, góc chết, phần cửa mở và những khu vực phải giữ thông thoáng.

Hãy đánh dấu sớm cửa ra vào, cửa sổ, vị trí điều hòa, ổ điện, đường mạng và lối thoát hiểm. Những chi tiết này ảnh hưởng trực tiếp đến hướng đặt bàn, vị trí tủ hồ sơ và khu để máy in. Một dãy bàn vừa vặn trên bản vẽ có thể trở nên bất tiện nếu cửa mở va vào ghế hoặc cột nằm đúng giữa lối đi.

Trước khi chọn nội thất, nên phác thảo các khu chính gồm khu làm việc, luồng đi lại, nơi lưu trữ, khu máy in và góc họp nhanh nếu doanh nghiệp cần. Cách làm này giúp tránh tình trạng đặt bàn xong mới nhận ra không còn chỗ cho hồ sơ hay thiết bị dùng chung.

Đặc thù công việc của 20 nhân sự

Cách sắp xếp chỗ ngồi văn phòng nên đi theo mối liên hệ công việc. Team sales, chăm sóc khách hàng hoặc vận hành thường cần trao đổi liên tục, phù hợp ngồi theo cụm. Trong khi đó, nhân sự xử lý số liệu, kế toán hoặc công việc có thông tin nhạy cảm sẽ cần vị trí ít người qua lại hơn.

Quản lý không nhất thiết phải ngồi trong phòng kín nếu cần làm việc sát đội ngũ. Có thể bố trí một bàn riêng gần team, dùng tủ thấp hoặc vách ngăn vừa phải để tạo khoảng riêng. Với mô hình làm việc hybrid, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc bàn dùng chung, locker cá nhân hoặc một số vị trí linh hoạt thay vì cố định hoàn toàn 20 chỗ.

Luồng di chuyển trong văn phòng

Hãy thử hình dung các tuyến di chuyển diễn ra mỗi ngày: từ cửa vào đến bàn làm việc, từ bàn đến máy in, tủ tài liệu, khu họp hoặc pantry. Những tuyến này cần rõ ràng và không bị ghế kéo ra chắn ngang. Nếu nhân sự phải đi xuyên qua khu đang cần tập trung chỉ để lấy hồ sơ, không gian sẽ nhanh chóng trở nên ồn và rối.

Việc tính khoảng trống giữa các dãy bàn cũng cần thực hiện trước khi chốt số lượng bàn. Doanh nghiệp có thể xem thêm bài khoảng cách giữa các bàn làm việc trong văn phòng bao nhiêu là hợp lý để có thêm cơ sở kiểm tra layout.

Hệ thống điện, mạng và thiết bị dùng chung

Nhiều văn phòng chỉ chú ý đến bàn ghế mà quên chốt vị trí modem, ổ cắm, dây mạng, màn hình và máy in. Kết quả là sau khi lắp đặt phải kéo dây tạm qua lối đi hoặc xoay lại cả dãy bàn để dùng điện thuận tiện hơn.

Với cụm bàn làm việc cho 20 người, nên ưu tiên phương án đi dây gọn từ đầu và xác định rõ thiết bị nào dùng chung. Máy in nên có khu vực riêng, vừa dễ sử dụng vừa hạn chế tiếng ồn ảnh hưởng đến các bàn gần đó. Một kệ máy in văn phòng phù hợp cũng giúp giải phóng mặt bàn và giữ khu vực này ngăn nắp hơn.

Kế hoạch tăng nhân sự trong thời gian tới

Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm người trong vài tháng tới, không nên lấp kín toàn bộ mặt bằng ngay từ đầu. Nên giữ một vị trí có thể mở rộng, hoặc chọn hệ bàn có thể ghép nối thêm mà không phá vỡ bố cục chung.

Bàn module là lựa chọn đáng cân nhắc khi cần thay đổi cấu hình theo từng giai đoạn. Có thể tham khảo thêm bàn làm việc module cho văn phòng mở để hiểu cách hệ bàn này hỗ trợ việc mở rộng chỗ ngồi.

4 gợi ý layout bố trí văn phòng 20 người dễ áp dụng

Không có một layout văn phòng 20 nhân viên phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Mặt bằng dài, vuông, có nhiều cột hay cần tiếp khách thường xuyên sẽ dẫn đến cách chia khu khác nhau. Dưới đây là 4 phương án phổ biến để doanh nghiệp hình dung trước khi làm bản vẽ chi tiết.

Layout 1: Hai dãy bàn cụm đối xứng cho đội ngũ làm việc tập trung

Phương án này chia 20 chỗ ngồi thành các dãy hoặc cụm đối xứng, thường đặt ở phần trung tâm mặt bằng và chừa lối đi hai bên hoặc ở giữa. Tổng thể nhìn gọn, số lượng vị trí rõ ràng và dễ quản lý.

Layout phù hợp với đội sales, vận hành, chăm sóc khách hàng hoặc nhóm có tính chất công việc tương đồng. Nhân sự có thể trao đổi nhanh với người trong cùng dãy, trong khi trưởng nhóm ngồi ở đầu cụm hoặc gần vị trí phụ trách.

• Điểm mạnh: đồng đều, dễ kiểm soát số chỗ ngồi và tận dụng tốt phần diện tích giữa văn phòng.
• Lưu ý: không nên để tủ hồ sơ cao hay máy in cắt ngang lối đi chính.
• Có thể bổ sung: vách ngăn thấp khi cần giảm bớt nhiễu thị giác giữa các vị trí đối diện.

Layout 2: Chia thành 5 cụm làm việc nhỏ theo team

Với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, có thể chia 20 người thành 5 cụm nhỏ. Mỗi cụm phục vụ một team hoặc nhóm công việc riêng như kinh doanh, marketing, vận hành, kế toán và nhân sự.

Cách bố trí này giúp các thành viên trong cùng team trao đổi thuận tiện hơn. Khi cơ cấu nhân sự thay đổi, doanh nghiệp cũng dễ điều chỉnh số ghế ở từng cụm thay vì phải di chuyển toàn bộ văn phòng.

• Ưu tiên đặt team cần yên tĩnh cách xa khu tiếp khách, pantry hoặc máy in.
• Giữ lối đi giữa các cụm đủ thoáng để việc di chuyển không ảnh hưởng người đang làm việc.
• Có thể dùng tủ thấp hoặc cây xanh để phân khu nhẹ, không làm mặt bằng bị chia cắt.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc nhóm bàn 4 chỗ, bài cụm bàn làm việc nhóm 4 người cho văn phòng sẽ giúp hình dung rõ hơn về cách tổ chức từng team.

Layout 3: Bố trí dọc theo tường, chừa trung tâm cho họp nhanh

Với mặt bằng tương đối vuông hoặc có các cạnh dài, bàn làm việc có thể đặt dọc theo tường và cửa sổ, trong khi khu trung tâm dành cho bàn họp nhỏ hoặc góc trao đổi. Đây là cách bố trí tạo cảm giác thoáng vì phần giữa văn phòng không bị lấp kín bởi bàn ghế.

Phương án phù hợp với công ty cần họp nội bộ thường xuyên nhưng chưa cần một phòng họp riêng. Khu trung tâm có thể là nơi trao đổi nhanh, gặp đối tác ngắn hoặc làm việc nhóm theo thời điểm.

• Cần tránh đặt màn hình đối diện hướng nắng chiếu trực tiếp từ cửa sổ.
• Tủ tài liệu cao nên áp sát tường hoặc đặt ở góc ít di chuyển.
• Chỉ chọn bàn họp đúng với tần suất sử dụng, tránh để khu họp chiếm phần diện tích cần cho chỗ ngồi.

Khi cần bố trí khu trao đổi chung, doanh nghiệp có thể xem các mẫu bàn họp văn phòng để xác định kiểu dáng phù hợp với tổng thể nội thất.

Layout 4: Kết hợp bàn cụm, bàn riêng và khu quản lý

Layout hỗn hợp phù hợp với công ty có nhiều kiểu công việc. Phần lớn nhân sự ngồi theo cụm để giữ sự kết nối. Một vài vị trí như kế toán, nhân sự, quản lý hoặc người xử lý dữ liệu riêng có thể dùng bàn đơn tại khu ít người qua lại hơn.

Cách bố trí văn phòng 20 người này tạo được sự cân bằng giữa trao đổi và tập trung. Tuy vậy, chỉ nên tách riêng những vị trí thật sự cần thiết. Nếu có quá nhiều bàn đơn, mặt bằng dễ trở nên rời rạc và khó mở rộng.

Tủ hồ sơ thấp, kệ thấp hoặc vách ngăn vừa phải có thể dùng để tạo ranh giới mềm. Để tham khảo thêm nguyên tắc chung, doanh nghiệp có thể đọc bài cách bố trí bàn làm việc văn phòng hợp lý và thẩm mỹ.

Chọn bàn làm việc cho layout 20 chỗ ngồi như thế nào?

Ưu tiên bàn cụm khi cần gọn và dễ mở rộng

Với số lượng 20 người, bàn cụm thường giúp tổng thể đồng bộ hơn bàn đơn đặt rời. Các vị trí dễ tổ chức theo phòng ban, việc đi dây tập trung cũng thuận tiện hơn. Khi cần thêm người, doanh nghiệp có thể nối thêm module hoặc điều chỉnh số ghế trong cụm.

Khi chọn bàn cụm, cần xem bề mặt có đáp ứng thiết bị nhân sự đang dùng hay không, đặc biệt với vị trí sử dụng màn hình rời. Chân bàn, khung bàn, vị trí đi dây và khả năng tháo lắp cũng là những chi tiết nên trao đổi từ đầu. Có thể xem thêm danh mục cụm bàn làm việc văn phòng để tham khảo các kiểu bố trí phổ biến.

Khi nào nên dùng bàn đơn?

Bàn đơn phù hợp cho vị trí cần tập trung hơn hoặc cần không gian xử lý tài liệu riêng. Quản lý, kế toán và nhân sự là những trường hợp có thể cân nhắc. Bàn đơn cũng hữu ích khi mặt bằng có góc nhỏ khó ghép thành cụm lớn.

Không cần chọn một kiểu bàn cho cả văn phòng. Kết hợp bàn cụm cho phần lớn nhân viên và bàn đơn cho vài vị trí đặc thù thường mang lại bố cục hợp lý hơn. Trước khi chốt, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm kích thước bàn làm việc văn phòng để đối chiếu với nhu cầu thiết bị và không gian sử dụng.

Chọn vật liệu và kết cấu theo tần suất sử dụng

Mặt bàn có thể dùng MDF phủ Melamine dày 17mm, kết hợp khung hoặc chân sắt sơn tĩnh điện tùy thiết kế. Đây là những vật liệu thường được cân nhắc cho môi trường văn phòng vì bề mặt phẳng, dễ phối màu và phù hợp với nhiều kiểu layout.

Ở khu vực có điều kiện ẩm hơn MDF thường, doanh nghiệp có thể cân nhắc MDF lõi xanh chống ẩm. Vật liệu này có khả năng chịu ẩm tốt hơn MDF thường. Dù vậy, việc chọn vật liệu vẫn nên dựa trên môi trường sử dụng, công năng mong muốn và ngân sách tổng thể, không chỉ theo màu sắc bề mặt.

Đừng tách ghế và tủ hồ sơ khỏi bài toán layout

Ghế cần được tính cùng bàn ngay từ lúc lên phương án, vì diện tích kéo ghế và luồng đi có ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác rộng hay chật. Việc chọn ghế văn phòng nên dựa vào thời gian ngồi làm việc, nhu cầu điều chỉnh tư thế và kiểu bàn đã chọn.

Với lưu trữ, nên xác định rõ tài liệu nào dùng chung, tài liệu nào cần bảo mật theo phòng ban. Tủ hồ sơ văn phòng đặt sát tường thường giúp tiết kiệm diện tích. Tủ thấp cũng có thể dùng như ranh giới nhẹ giữa hai khu làm việc mà không làm che tầm nhìn.

Những lỗi thường gặp khi sắp xếp 20 chỗ ngồi trong văn phòng

Cố kê đủ bàn nhưng không chừa lối di chuyển

Đây là lỗi dễ gặp nhất khi doanh nghiệp ưu tiên số lượng chỗ ngồi. Bàn có thể vừa mặt bằng, nhưng ghế kéo ra lại chạm nhau hoặc người đi qua phải né liên tục. Nên ưu tiên luồng di chuyển trước, sau đó mới điều chỉnh kiểu bàn, số vị trí hoặc cách chia cụm.

Chọn layout đẹp nhưng không đúng cách làm việc

Một layout nhìn gọn chưa chắc phù hợp với đội ngũ. Team cần trao đổi nhiều mà ngồi tách xa nhau sẽ mất thời gian. Ngược lại, bộ phận cần tập trung lại ngồi sát khu tiếp khách sẽ khó làm việc ổn định. Trước khi chốt sơ đồ, nên trao đổi với trưởng các bộ phận về cách phối hợp hàng ngày.

Bỏ qua ổ điện, mạng và dây thiết bị

Việc lắp bàn xong mới tìm vị trí cắm điện thường dẫn đến dây nối chằng chịt, ổ cắm kéo dài nằm dưới lối đi và phát sinh điều chỉnh. Rà soát hạ tầng kỹ thuật từ đầu giúp layout vận hành gọn hơn và dễ bảo trì hơn về sau.

Dùng quá nhiều kiểu bàn và màu sắc

Nếu mỗi khu sử dụng một kiểu chân bàn, một màu mặt bàn hoặc một dạng tủ khác nhau, văn phòng dễ bị thiếu liên kết. Nên chọn một hệ bàn chính, sau đó bổ sung bàn đơn hay tủ phụ ở vị trí cần thiết. Cách này cũng thuận tiện hơn khi cần thay thế hoặc mở rộng.

Không dự trù vị trí cho nhân sự mới

Khi số lượng người tăng, bàn tạm thường được kê vào lối đi hoặc góc trống còn lại, làm phá vỡ bố cục ban đầu. Một vị trí dự phòng, hoặc một cụm bàn có thể thêm chỗ ngồi, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn.

Quy trình lên phương án bố trí văn phòng 20 người cùng LUZO HOME

Bước 1: Gửi mặt bằng hoặc kích thước thực tế

Doanh nghiệp có thể gửi bản vẽ, ảnh hiện trạng hoặc các kích thước cơ bản của văn phòng. Nên kèm theo số lượng nhân sự, phòng ban, nhu cầu bàn họp, tủ hồ sơ, khu tiếp khách và kế hoạch tăng chỗ ngồi nếu có.

Bước 2: Trao đổi cách vận hành

Ở bước này, cần làm rõ bộ phận nào nên ngồi gần nhau, vị trí nào cần riêng tư, thiết bị nào dùng chung và khu nào thường xuyên có khách. Phong cách, màu sắc và mức độ đồng bộ của nội thất cũng được thống nhất để phương án phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp.

Bước 3: Đề xuất layout và hạng mục nội thất

Dựa trên thông tin đã trao đổi, LUZO HOME đề xuất phương án bố trí cùng các hạng mục bàn, ghế, tủ hồ sơ hoặc bàn họp phù hợp. Doanh nghiệp có thể so sánh giữa phương án ưu tiên nhiều chỗ ngồi, phương án dành thêm khu họp chung và phương án chừa sẵn khả năng mở rộng.

Bước 4: Sản xuất, lắp đặt và hoàn thiện

Sau khi chốt phương án, LUZO HOME sản xuất trực tiếp và có thể điều chỉnh kích thước, màu sắc, vật liệu, công năng theo layout đã duyệt. Với các nhóm sản phẩm áp dụng, chính sách bảo hành là 12 tháng. Thời gian triển khai cụ thể sẽ được trao đổi theo hiện trạng và hạng mục thực tế.

Câu hỏi thường gặp khi bố trí văn phòng 20 người

Văn phòng 20 người nên dùng bàn cụm hay bàn đơn?

Bàn cụm phù hợp khi phần lớn nhân sự cần phối hợp thường xuyên và doanh nghiệp muốn không gian đồng bộ. Bàn đơn phù hợp với một số vị trí cần tập trung hoặc bảo mật hơn. Trong nhiều trường hợp, kết hợp hai kiểu bàn sẽ hợp lý hơn là dùng một mẫu duy nhất cho toàn bộ văn phòng.

Có cần bố trí bàn họp riêng cho văn phòng 20 nhân viên không?

Điều này phụ thuộc vào tần suất họp và loại hình công việc. Nếu các buổi họp ngắn diễn ra thường xuyên, một góc họp nhanh hoặc bàn dùng chung ở trung tâm có thể phù hợp. Nếu cần họp kín với khách hàng hoặc trao đổi nội bộ chuyên sâu, doanh nghiệp nên tính một khu họp tách biệt ngay từ đầu.

Nên đặt tủ hồ sơ ở đâu để không chiếm chỗ?

Ưu tiên tủ sát tường, góc ít di chuyển hoặc khu vực gần bộ phận sử dụng tài liệu nhiều nhất. Tủ thấp có thể đặt giữa các khu làm việc để phân chia nhẹ. Nên tránh đặt tủ cao giữa dãy bàn vì dễ chắn tầm nhìn và làm luồng đi bị hẹp.

Khi nào nên nhờ đơn vị thi công văn phòng trọn gói?

Doanh nghiệp nên cân nhắc khi cần xử lý cùng lúc mặt bằng, layout, bàn ghế, tủ hồ sơ, đi dây và lắp đặt. Làm việc với một đơn vị phụ trách xuyên suốt giúp hạn chế việc phải tự phối hợp nhiều nhà cung cấp và giảm các điều chỉnh phát sinh sau khi setup.

Nhận tư vấn layout văn phòng 20 người theo mặt bằng thực tế

Bố trí văn phòng 20 người hiệu quả nên bắt đầu từ cách đội ngũ làm việc mỗi ngày, sau đó mới đến kiểu bàn, ghế và màu sắc nội thất. Một layout phù hợp sẽ giúp không gian gọn hơn, các team phối hợp thuận tiện hơn và doanh nghiệp dễ điều chỉnh khi có thêm nhân sự.

Nếu đang chuẩn bị setup hoặc sắp xếp lại văn phòng, doanh nghiệp có thể gửi mặt bằng, ảnh hiện trạng, số lượng phòng ban và nhu cầu sử dụng cho LUZO HOME. Đội ngũ hỗ trợ tư vấn phương án và thi công văn phòng trọn gói theo không gian thực tế. Liên hệ Hotline/Zalo 0888 68 79 88 hoặc ghé showroom tại 50/3 Ba Vân, P. Tân Bình, TP.HCM.