Cách chọn bàn làm việc cho nhân viên theo từng vị trí công việc

Khi setup văn phòng mới, nhiều doanh nghiệp chọn một kiểu bàn cho toàn bộ nhân sự. Tuy nhiên, chọn bàn làm việc cho nhân viên nên bắt đầu từ vị trí công việc, thiết bị sử dụng và cách vận hành thực tế.

Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp phân loại nhu cầu, chọn kiểu bàn phù hợp và chuẩn bị danh sách đặt hàng rõ ràng hơn.

Luzo Home nhận thi công văn phòng trọn gói và sản xuất nội thất theo nhu cầu sử dụng. Đội ngũ có thể tư vấn bố trí bàn theo phòng ban, mặt bằng và số lượng chỗ ngồi. Xưởng sản xuất trực tiếp của Luzo Home rộng khoảng 500m² tại Hóc Môn, TP.HCM.

Thương hiệu có thể tùy chỉnh kích thước, màu sắc, vật liệu và công năng theo phương án đã chốt. Đây cũng là lợi thế khi doanh nghiệp cần đặt bàn theo từng khu vực thay vì dùng một mẫu cố định.

Để tham khảo thêm năng lực phục vụ khách hàng, Shopee LUZO Home hiện là Top 1 ngành hàng sàn Shopee trong 7 năm liên tiếp, 4,8/5 sao, gần 900.000 lượt bán ra.

Vì sao không nên chọn một loại bàn cho toàn bộ nhân viên?

Mỗi vị trí dùng thiết bị và tài liệu khác nhau

Kế toán thường dùng máy tính liên tục, kèm chứng từ cần phân loại. Nhân sự và hành chính cũng xử lý biểu mẫu, hồ sơ hoặc vật dụng dùng chung. Các nhóm này cần mặt bàn đủ rộng và khu vực lưu trữ hợp lý.

Ngược lại, nhân viên kinh doanh hay chăm sóc khách hàng thường dùng laptop, điện thoại và tai nghe. Bàn gọn, dễ ghép theo dãy sẽ phù hợp hơn. Nhóm thiết kế, kỹ thuật hoặc lập trình lại cần ưu tiên diện tích đặt màn hình và thiết bị ngoại vi.

Bàn phù hợp giúp văn phòng gọn và dễ vận hành

Một chiếc bàn đúng nhu cầu giúp thiết bị có vị trí rõ ràng. Hồ sơ ít bị chất thành chồng trên mặt bàn hoặc tràn ra lối đi. Người ngồi cũng có thêm khoảng trống để thao tác thoải mái.

Cách chọn bàn làm việc theo vị trí công việc còn giúp doanh nghiệp dễ phân khu. Khi tăng nhân sự, việc bổ sung chỗ ngồi sẽ ít làm rối sơ đồ sẵn có.

Các lỗi dễ gặp khi đặt bàn số lượng lớn

• Chỉ đo diện tích phòng mà quên tính ghế và lối di chuyển.
• Chọn mặt bàn nhỏ hơn nhu cầu sử dụng màn hình thực tế.
• Đặt nhiều hộc bàn khi văn phòng đã có tủ tài liệu chung.
• Dùng bàn đơn cho nhóm cần trao đổi thường xuyên.
• Không xác định sẵn đường dây điện, mạng và vị trí ổ cắm.
• Chọn vách ngăn quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu tập trung.

Trước khi chốt mẫu, doanh nghiệp có thể xem thêm kinh nghiệm chọn bàn làm việc cho công ty khi setup văn phòng mới. Bài viết này giúp kiểm tra các điểm quan trọng trước khi đặt số lượng.

Các tiêu chí cần chốt trước khi chọn bàn làm việc cho nhân viên

Xác định số người và cơ cấu phòng ban

Hãy lập danh sách số chỗ ngồi hiện tại trước. Sau đó, dự trù số nhân sự có thể tăng trong thời gian tới. Việc này giúp tránh tình trạng vừa lắp đặt xong đã phải thay đổi cả dãy bàn.

Nên chia nhân sự theo tính chất công việc. Ví dụ, nhóm dùng chỗ cố định cần khác với nhóm làm việc hybrid. Cách chia này thực tế hơn việc chỉ phân theo cấp bậc.

Kiểm tra thiết bị và nhu cầu lưu trữ

Mỗi nhóm nên liệt kê thiết bị sẽ đặt trên bàn. Danh sách có thể gồm máy tính để bàn, laptop, màn hình rời, bàn phím, điện thoại và máy in nhỏ. Với nhóm kỹ thuật, cần tính thêm thiết bị chuyên môn.

Doanh nghiệp cũng nên xác định hồ sơ nào phải để gần chỗ ngồi. Hộc kéo chỉ nên dùng khi thật sự cần. Nếu tài liệu dùng chung nhiều, tủ riêng theo phòng ban sẽ gọn hơn.

Tính diện tích sử dụng và lối đi

Mặt bằng cần được đo trước khi chọn kiểu bàn. Hãy xem vị trí cột, cửa ra vào, cửa sổ, ổ điện và khu vực mạng. Ghế kéo ra vẫn cần khoảng trống để người ngồi di chuyển thuận tiện.

Bàn đơn, bàn cụm hoặc bàn chữ L sẽ phù hợp với từng khu vực khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo kích thước bàn làm việc văn phòng tiêu chuẩn cho nhân viên để có thêm cơ sở khi lên phương án.

Chọn vật liệu và kết cấu theo tần suất sử dụng

MDF phủ Melamine tiêu chuẩn dày 17mm phù hợp với nhiều nhu cầu bàn làm việc văn phòng. Khi khu vực có độ ẩm cần lưu ý hơn, MDF lõi xanh chống ẩm có khả năng chịu ẩm tốt hơn MDF thường.

MDF ghép dày gồm hai lớp MDF 17mm, tương đương khoảng 34mm. Loại này phù hợp khi cần cảm giác mặt bàn chắc chắn hơn. Chân và khung sắt sơn tĩnh điện thường được dùng để tạo kết cấu ổn định.

Gỗ cao su tự nhiên cũng là một lựa chọn, có thể hoàn thiện PU hoặc màu sồi. Vật liệu nên được chọn theo môi trường sử dụng, mức độ dùng hằng ngày và ngân sách dự kiến.

Chọn bàn theo từng vị trí công việc

Nhân viên hành chính, nhân sự và văn thư

Đây là nhóm thường xử lý giấy tờ, biểu mẫu và hồ sơ. Mặt bàn cần đủ chỗ cho máy tính cùng khu vực đặt tài liệu đang xử lý. Hộc kéo có thể hữu ích để cất vật dụng cá nhân hoặc hồ sơ ngắn hạn.

Với hồ sơ lưu lâu, nên kết hợp tủ hồ sơ văn phòng dùng chung. Cách này giúp mặt bàn thoáng hơn. Bàn đơn hoặc cụm nhỏ đều phù hợp, tùy quy mô phòng ban.

Nhân viên kế toán và tài chính

Bàn cho nhân viên kế toán cần ưu tiên không gian đặt màn hình, máy tính và khay hồ sơ. Nhóm này thường làm việc với chứng từ mỗi ngày. Vì vậy, việc để tài liệu trong tầm tay sẽ giảm thao tác di chuyển.

Có thể dùng hộc kéo hoặc tủ thấp cạnh bàn nếu cần phân loại giấy tờ. Khi khu vực cần sự tập trung, bàn làm việc có vách ngăn ở độ cao vừa phải là phương án đáng cân nhắc. Bạn có thể xem thêm bàn làm việc có hộc kéo tiện dụng cho văn phòng.

Nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng

Sales và chăm sóc khách hàng thường gọi điện, dùng laptop và trao đổi nhanh trong nhóm. Bàn nên gọn, dễ bố trí theo dãy hoặc cụm. Kiểu này cũng thuận tiện khi có thay đổi nhân sự.

Nếu cuộc gọi diễn ra thường xuyên, vách ngăn thấp có thể giảm ảnh hưởng giữa các vị trí. Không cần dùng quá nhiều hộc tủ nếu phòng ban ít xử lý hồ sơ giấy. Hệ thống đi dây gọn là chi tiết nên chốt ngay từ đầu.

Nhân viên thiết kế, kỹ thuật và lập trình

Nhóm này có thể dùng nhiều màn hình, máy tính cấu hình cao và thiết bị ngoại vi. Bàn cần mặt rộng, kết cấu chắc và dễ quản lý dây điện. Đừng chỉ nhìn kiểu dáng khi chọn cho nhóm này.

Bàn chữ L phù hợp khi một người cần tách khu vực máy tính và khu vực ghi chép. Với đội nhóm đông, bàn module giúp thay đổi số chỗ ngồi linh hoạt hơn. Tham khảo thêm các mẫu bàn chữ L khi cần bố trí góc làm việc riêng.

Nhân viên marketing, sáng tạo nội dung và truyền thông

Nhóm marketing vẫn làm việc nhiều trên máy tính. Tuy nhiên, họ thường trao đổi ý tưởng trực tiếp với nhau. Cụm bàn làm việc văn phòng có thể tạo sự kết nối tốt hơn so với các bàn tách rời.

Bàn cần đủ chỗ cho laptop, màn hình rời và sổ tay. Tùy văn hóa làm việc, doanh nghiệp có thể dùng vách ngăn thấp hoặc không dùng vách. Một bàn họp nhỏ gần khu vực nhóm cũng tiện cho các cuộc trao đổi ngắn.

Nhân viên hybrid hoặc dùng chỗ ngồi linh hoạt

Với mô hình này, không phải ai cũng ngồi cố định mỗi ngày. Bàn nên đơn giản, dễ ghép nối và thuận tiện dùng chung. Hạn chế nhiều hộc kéo cá nhân để khu vực linh hoạt hơn.

Nếu cần cất đồ riêng, doanh nghiệp có thể bố trí tủ locker hoặc khu lưu trữ chung. Hãy chọn mẫu bàn có thể bổ sung cùng kiểu khi sơ đồ chỗ ngồi thay đổi.

Nên chọn bàn đơn, bàn cụm hay bàn module?

Bàn đơn khi cần sự linh hoạt

Bàn đơn phù hợp với vị trí có thiết bị hoặc nhu cầu lưu trữ riêng. Kiểu bàn này dễ thay đổi vị trí khi doanh nghiệp điều chỉnh mặt bằng. Có thể kết hợp thêm hộc bàn, tủ thấp hoặc vách ngăn khi cần.

Doanh nghiệp có thể xem nhóm bàn đơn nhân viên để hình dung các phương án bố trí độc lập.

Cụm bàn cho nhóm cùng chức năng

Cụm bàn hợp với sales, marketing, chăm sóc khách hàng và nhóm vận hành. Cách bố trí này giúp không gian đồng bộ hơn. Diện tích cũng được khai thác tốt khi cần nhiều chỗ ngồi.

Khi chọn cụm bàn, hãy chốt trước vị trí đi dây và lối di chuyển giữa các dãy. Với nhóm bốn người, bạn có thể tham khảo cụm bàn làm việc nhóm 4 người để hình dung cách sắp xếp.

Bàn module khi có kế hoạch mở rộng

Bàn module phù hợp với văn phòng mở hoặc đội nhóm thường thay đổi quy mô. Các phần bàn có thể điều chỉnh số vị trí trong cùng một khu vực. Nên chọn đồng bộ từ đầu để việc bổ sung sau này dễ hơn.

Bàn làm việc module cho văn phòng mở là hướng tham khảo phù hợp khi doanh nghiệp muốn giữ sự linh hoạt dài hạn.

Gợi ý bố trí theo quy mô và mặt bằng văn phòng

Văn phòng nhỏ

Văn phòng nhỏ nên ưu tiên bàn gọn, dãy bàn song song hoặc cụm sát tường. Tránh chọn quá nhiều chi tiết làm chiếm diện tích. Tủ thấp và kệ chung sẽ giúp giảm đồ trên mặt bàn.

Lối đi phải luôn rõ ràng. Đây là điểm quan trọng hơn việc cố thêm một chỗ ngồi. Xem thêm cách bố trí bàn làm việc cho văn phòng nhỏ trước khi chốt sơ đồ.

Văn phòng mở và nhiều phòng ban

Với văn phòng mở, nên chia khu ngồi theo phòng ban hoặc nhóm dự án. Cụm bàn giúp nhận diện khu vực dễ hơn. Vách ngăn có thể dùng tại khu cần tập trung hoặc thường xuyên gọi điện.

Ở văn phòng có nhiều bộ phận chuyên biệt, nhu cầu sẽ khác nhau rõ rệt. Kế toán và hành chính cần lưu trữ. Sales và marketing cần cụm linh hoạt. Nhóm kỹ thuật cần kiểm tra kỹ tải thiết bị và đường điện.

Quy trình chốt bàn trước khi đặt số lượng lớn

Bước 1: Gửi mặt bằng và số lượng nhân sự

Chuẩn bị bản vẽ mặt bằng nếu có. Ghi rõ số chỗ ngồi theo từng phòng ban. Đồng thời, đánh dấu ổ điện, cửa ra vào và những khu vực cần giữ nguyên.

Bước 2: Liệt kê nhu cầu riêng của từng nhóm

Hãy ghi số màn hình mỗi người dùng, nhu cầu lưu trữ và mức độ cần riêng tư. Đừng quên kế hoạch tăng nhân sự. Những thông tin này quyết định kiểu bàn và cách đi dây.

Bước 3: Chốt công năng, vật liệu và màu sắc

So sánh bàn đơn, cụm bàn và module theo mặt bằng thật. Chỉ thêm hộc kéo, vách ngăn hoặc tủ phụ khi có nhu cầu rõ ràng. Màu sắc và vật liệu nên được thống nhất trước khi sản xuất.

Bước 4: Kiểm tra trước khi thi công và lắp đặt

Trước ngày lắp đặt, cần xác nhận vị trí từng cụm bàn. Kiểm tra lối đi, khoảng trống kéo ghế, ổ cắm và đường mạng nội bộ. Bước này giúp hạn chế chỉnh sửa sau khi hoàn thiện.

Luzo Home tư vấn bàn theo phòng ban và nhu cầu thực tế

Luzo Home sản xuất trực tiếp tại xưởng khoảng 500m² ở Hóc Môn, TP.HCM. Doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu tùy chỉnh kích thước, màu sắc, vật liệu và công năng theo mặt bằng.

Phương án có thể kết hợp bàn, ghế, tủ hồ sơ và hạng mục thi công văn phòng trọn gói khi cần đồng bộ nhiều khu vực. Nhóm sản phẩm áp dụng được bảo hành 12 tháng. Thời gian sản xuất dự kiến cần được trao đổi theo vật liệu và số lượng đặt hàng.

Câu hỏi thường gặp

Có cần dùng cùng một kiểu bàn làm việc cho nhân viên không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp nên đồng bộ phong cách, màu sắc và vật liệu. Công năng bàn nên linh hoạt theo từng phòng ban và thiết bị thực tế.

Nhân viên dùng hai màn hình nên ưu tiên bàn nào?

Nên ưu tiên mặt bàn rộng hơn để đặt màn hình và phụ kiện thoải mái. Cần kiểm tra trước vị trí ổ điện, dây nguồn và các thiết bị đi kèm.

Khi nào nên dùng vách ngăn bàn làm việc?

Vách ngăn phù hợp với nhóm cần tập trung hoặc thường xuyên gọi điện. Chiều cao vách nên dựa vào mức độ riêng tư cần thiết. Không nên dùng vách quá cao nếu nhóm cần trao đổi trực tiếp.

Văn phòng nhỏ có nên chọn cụm bàn không?

Có thể chọn cụm bàn nếu cần tối ưu số chỗ ngồi. Tuy vậy, phải chừa đủ lối đi và khoảng trống để kéo ghế. Đừng đánh đổi sự thuận tiện chỉ để thêm bàn.

Nhận tư vấn bàn theo phòng ban và số lượng nhân sự

Chọn bàn làm việc cho nhân viên theo vị trí sẽ giúp văn phòng dễ dùng và dễ mở rộng hơn. Doanh nghiệp nên gửi mặt bằng, số lượng nhân sự và nhu cầu của từng phòng ban để nhận phương án sát thực tế.

Liên hệ Hotline/Zalo 0888 68 79 88 để trao đổi nhu cầu. Bạn cũng có thể ghé showroom Luzo Home tại 50/3 Ba Vân, P. Tân Bình, TP.HCM để xem vật liệu và bàn bạc phương án bố trí phù hợp.